Anweisungsvorlagen

In den meisten Projekten wiederholen sich dieselben Anweisungen immer wieder — Montagehinweise, Pflege- und Wartungstexte, Compliance-Anforderungen, Lieferbedingungen. Mit Anweisungsvorlagen schreiben Sie sie einmal und verwenden sie überall wieder.

Vorlagen erstellen

1. Öffnen Sie Einstellungen (Seitenleiste → Verwalten) und wählen Sie den Abschnitt Vorlagen. Er öffnet sich auf Anweisungsvorlagen.
2. Klicken Sie auf Anweisung hinzufügen und verfassen Sie den Standardtext — die Formatierung bleibt auf dem gedruckten Dokument erhalten.
3. Geben Sie ihm einen klaren Namen („Polsterpflege“, „Baustellenlieferung — Hochhausprojekte“), damit Teammitglieder ihn wiederfinden.

Alte /instructions-Links funktionieren weiterhin — sie landen auf derselben Seite.

Vorlagen verwenden

Auf einem Spezifikationsblatt liegt das Feld Anweisungen / Technische Methode in der rechten Spalte. Darüber sitzen zwei kleine Schaltflächen:

• Vorlage importieren öffnet die Liste der Anweisungsvorlagen Ihres Teams — durchsuchen Sie sie, wählen Sie eine aus, und ihr Text wird in das Feld geschrieben. Die Liste markiert die Vorlage, die der aktuellen Kategorie als Standard hinterlegt ist.
• Die Lesezeichen-Schaltfläche macht das Umgekehrte: Als Teamvorlage speichern macht aus dem soeben Geschriebenen eine neue Vorlage für das Team.

Ein Blatt speichert eine Kopie des Textes, keine Verknüpfung zur Vorlage. Eine spätere Änderung an der Vorlage ändert, was künftige Importe hereinholen; Blätter, die sie bereits verwendet haben, behalten den Wortlaut, mit dem sie ausgestellt wurden. Das ist Absicht — ein ausgestelltes Dokument soll sich dem Auftragnehmer nicht unter den Händen ändern —, bedeutet aber, dass eine Korrektur auf den betroffenen Blättern erneut importiert werden muss.

Kategorie-Standardwerte

Standardwerte werden pro Kategorie gesetzt, nicht pro Projekt: Einstellungen → Kategorien, eine Kategorie aufklappen und ihre Vorbefüllte Anweisung wählen. Jedes neue Blatt dieser Kategorie startet mit diesem Text, und eine kleine Zurücksetzen-Schaltfläche neben dem Feld auf dem Blatt stellt den Kategorie-Standard wieder her, falls Sie ihn bearbeitet haben.

Bemerkungsvorlagen

Bemerkungen funktionieren genauso und liegen auf derselben Seite — wechseln Sie unter Einstellungen → Vorlagen auf den Tab Bemerkungen und nutzen Sie Bemerkungen hinzufügen. Das Feld Bemerkungen des Spezifikationsblatts hat eigene Schaltflächen Vorlage importieren und „Als Teamvorlage speichern“, und Kategorien tragen ebenfalls einen Standardwert Vorbefüllte Bemerkungen. Die Einzelheiten stehen unter Bemerkungsvorlagen.

Der dritte Tab, Export-Layouts, hat mit Text gar nichts zu tun — er enthält das Standard-Export-Layout des Teams. Siehe Druckvorlagen und PDF-Export.

Mehrsprachige Anweisungen

Wie andere Spec-Inhalte nehmen auch Anweisungen und Bemerkungen am Zweitsprachen-Workflow teil — tragen Sie die zugehörige Übersetzung ein, und jedes zweisprachige Dokument gibt beide aus.

Tipps

• Halten Sie Vorlagen atomar (ein Thema pro Vorlage) und kombinieren Sie sie pro Blatt, statt eine riesige Textwand „Allgemeine Hinweise“ zu pflegen.
• Prüfen Sie die Vorlagen quartalsweise — veralteter Compliance-Text auf einem ausgestellten Dokument ist schlimmer als gar keiner.