Backup und Export

Ihre Daten gehören Ihnen. INTEBEE bietet in jedem Tarif einen Weg, sie herauszuholen, und Studio-Workspaces können automatische Backups hinzubuchen.

Einstellungen → Datenexport

Einstellungen → Datenexport (Seitenleiste → Verwalten → Einstellungen) ist der einzige Bildschirm in INTEBEE, der den gesamten Workspace exportiert. Er enthält zwei Exporte, und beide sind Administratoren und Managern vorbehalten — ein Mitglied sieht „Nur Administratoren und Manager können die Daten des Arbeitsbereichs exportieren.“

Vollständiges Arbeitsbereich-Backup — klicken Sie auf Arbeitsbereichsdaten exportieren (JSON), und INTEBEE baut eine JSON-Datei mit Ihren Projekten, Spezifikationsblättern, Produkten, Quellen, Designern und Kunden. Das ist die Datei, die Sie aufbewahren, wenn Sie eine vollständige Kopie der strukturierten Daten außerhalb der Plattform wollen.

Projekt-Spezifikationsblatt-Export — wählen Sie ein Projekt, klicken Sie auf Spezifikationen exportieren (CSV), und Sie erhalten die Spezifikationsblätter dieses Projekts als CSV, fertig für Excel oder Google Sheets.

In jedem Tarif verfügbare Exporte

• PDF-Export — das Spezifikationsbuch, mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Abschnittstrennern (Details).
• Word, Excel und CSV-Export — aus demselben Dialog Exportieren.
• Grundrisse — PDF exportieren und PNG exportieren aus dem Plan-Editor.
• Einstellungen → Datenexport — das Workspace-JSON und die CSV pro Projekt von oben.
• Von Ihnen hochgeladene Dateien lassen sich jederzeit aus ihren Dateilisten erneut herunterladen.

Beachten Sie: Erzeugte PDFs und ihr Exportverlauf werden 48 Stunden aufbewahrt. Laden Sie alles herunter und archivieren Sie, was Sie ausstellen.

Das Backup-Add-on

Das Backup-Add-on automatisiert vollständige Backups auf Workspace-Ebene — alle Tabellen Ihres Workspace plus die Bilder und Dokumente, die Ihre Datensätze verwenden. Es ist im Tarif Studio verfügbar. Der aktuelle Preis steht an zwei Stellen — auf der Karte Backup-Add-on unter Einstellungen → Backup und im Abschnitt Optionspläne der Seite Abonnement (nach unten scrollen; die Abonnementseite ist eine lange Seite, keine Tab-Reihe). Kunden, die in Japan abgerechnet werden, zahlen zusätzlich 10 % Verbrauchsteuer (JCT). Nur ein Administrator kann das Add-on abonnieren; Manager sehen auf der Karte Nur Administratoren.

Wann Backups laufen

• Jede Nacht um 03:00 Uhr (japanische Zeit) sichert INTEBEE jeden gebuchten Workspace, dessen Daten sich seit dem letzten Backup geändert haben.
• Jetzt Backup erstellen startet einen Durchlauf von Hand. Nur Administratoren und Manager können es verwenden, und es tut nichts, wenn sich seit dem letzten Backup nichts geändert hat.
• Ein Backup berücksichtigt jede Änderung an den enthaltenen Daten — Datensätze, Kommentare, Lieferantenverknüpfungen, Elemente in Grundrissen usw. Unterbricht ein Serverneustart den nächtlichen Lauf, werden die noch nicht gesicherten Workspaces gesichert, sobald der Server wieder läuft. Pro Workspace läuft immer nur ein Backup; Jetzt Backup erstellen weist darauf hin, wenn bereits eines läuft.

Was jedes Backup enthält

Jedes Backup erzeugt zwei Downloads:

1. Excel-Arbeitsmappe (.xlsx) – alle Tabellen des Workspace: der Workspace selbst mit Mitgliedern und Einladungen, Benutzer, Kunden, Projekte, Projektbereiche, Projektmitglieder und -dateien, Revisionen, Anforderungs-Tags, Produktkategorien, Lieferanten mit ihren Kontakten, Spezifikationsblätter mit ihren Oberflächen- und Stofflisten, Team-Produkte mit ihren Kommentaren, Designer und Kollektionen, Anweisungsvorlagen, Team-Dateien, Grundrisse, AI-Rendering-Einträge, Kommentare, Benachrichtigungen und das Projekt-Aktivitätsprotokoll – 46 Blätter in der aktuellen App, jede Spalte jeder Tabelle. Ein Blatt _Files listet jedes Bild und Dokument mit URL und Pfad im Datei-ZIP auf, ein Blatt _Metadata beschreibt die Sicherung. Gelöschte Datensätze sind mit einer Lösch-Markierung enthalten. Ein großer Workspace wird in mehrere nummerierte .xlsx-Dateien aufgeteilt (jede unter etwa 40 MB); ein Blatt, das nicht mehr passt, wird in der nächsten Datei mit denselben Kopfzeilen fortgesetzt, und das _Metadata-Blatt jeder Datei nennt Part n of N. 14 Tage lang herunterladbar.
2. Datei-ZIP — die Bilder, PDFs und Dokumente, auf die Ihre Datensätze verweisen: das Workspace-Logo, Projekt- und Bereichsbilder, Bilder und angehängte Dokumente der Spezifikationsblätter, Bilder und Dokumente der Produkte Ihres Teams, Bilder aus AI Rendering, Team-Dateien, Projektdateien und Grundrisse als PDF. Große Workspaces werden in mehrere nummerierte Teile aufgeteilt (jeweils bis etwa 2 GB) — laden Sie alle Teile herunter. Eine einzelne Datei, die größer als ein Teil ist, wird nicht mitverpackt, sondern in _Files als zu groß aufgeführt. Weil es deutlich größer ist, wird das Datei-ZIP 4 Tage lang aufbewahrt.

Nach dem angezeigten Datum werden die Dateien automatisch aus dem INTEBEE-Speicher gelöscht — laden Sie herunter und archivieren Sie, was Sie behalten möchten. Hat sich seit dem letzten Backup nichts geändert, behält der nächtliche Lauf das vorherige Backup, statt ein neues zu erzeugen, und verlängert dessen Fristen erneut um dieselben Zeiträume — ein unveränderter Workspace hat immer ein Backup zum Herunterladen.

Übertragen wird nur, was sich geändert hat. Der Backup-Speicher von INTEBEE hält je Workspace einen Spiegel der Dateien, der bei jedem Lauf aktualisiert wird: Eine Datei wird nur dann erneut aus der App geholt, wenn sie neu ist oder sich geändert hat, und eine Datei, auf die kein Datensatz mehr verweist, verschwindet nach denselben 4 Tagen aus dem Spiegel. Für den Download ändert sich nichts – jedes Backup ist weiterhin ein vollständiger Satz von Datei-ZIP-Teilen.

E-Mail und Download-Zugriff

• Jeden Morgen um 08:00 Uhr (japanische Zeit) erhalten Administratoren und Manager des Teams eine E-Mail Your backup for <Team> is ready mit einer Schaltfläche Download je Datei und dem Datum, bis zu dem jede verfügbar ist. Ein manuelles Jetzt Backup erstellen verschickt die E-Mail sofort. Die Dateien stehen in einer kompakten Tabelle, zuerst die Excel-Teile, dann die Teile des Datei-ZIP; jeder Teil hat seine eigene Schaltfläche Download, sodass sich das gesamte Backup aus der E-Mail abrufen lässt. Der INTEBEE-Support wird zusätzlich über Erfolg oder Fehlschlag jedes Durchlaufs informiert; ein fehlgeschlagener Lauf wird dem Team nicht per E-Mail gemeldet — der nächste Lauf versucht es einfach erneut.
• Download-Links sind geschützt und funktionieren nur für Administratoren und Manager dieses Teams. Wenn Sie nicht angemeldet sind, werden Sie mit einem Hinweis zur Anmeldeseite geleitet, und der Download läuft automatisch weiter, sobald Sie sich mit einem Administrator- oder Manager-Konto anmelden. Sind Sie als Mitglied oder mit einem Konto eines anderen Teams angemeldet (etwa über eine weitergeleitete E-Mail), erklärt INTEBEE, dass ein Admin-Konto erforderlich ist, und bietet Abmelden und als Admin anmelden an, was Sie danach zum Download zurückbringt.
• Unter Einstellungen → Backup sehen Administratoren und Manager die Liste der letzten Backups — Datum, Größe, Datensatzanzahl und Status — mit den Schaltflächen Excel und ZIP, bis die jeweilige Datei abläuft (Backups, die vor dem Wegfall des CSV-Archivs erstellt wurden, zeigen ihre Schaltfläche CSV (ZIP) bis zu dessen Ablauf weiterhin). Hat das Datei-ZIP viele Teile, sind sie unter einer Schaltfläche ZIP · N Teile zusammengefasst, die ein nummeriertes Raster öffnet — eine Nummer pro Teil. Jeder Teil ist eine eigene Datei — laden Sie alle herunter, um den vollständigen Dateisatz zu erhalten. Mitglieder sehen den Abschnitt ebenfalls, aber nur mit dem Hinweis, dass Backups von den Administratoren und Managern des Teams verwaltet werden.
• Das Dashboard zeigt Administratoren und Managern außerdem eine Karte Letztes Backup, die auf diese Seite verlinkt.

Was das Add-on weiterhin nicht enthält: Anweisungsvorlagen, den Änderungsverlauf und Kommentare.

Praktische Backup-Strategie

• Exportieren und archivieren Sie das finale PDF-Spezifikationsbuch bei jeder größeren Ausgabe — das ist Ihr Nachweis dessen, was ausgestellt wurde, und die App selbst behält die Datei nur 48 Stunden.
• Ziehen Sie an Projekt-Meilensteinen ein Vollständiges Arbeitsbereich-Backup als JSON, und ebenso vor jeder Massenänderung wie Alle Artikelnummern regenerieren.
• Das Backup-Add-on ist ein automatisches Sicherheitsnetz zusätzlich zu dieser Disziplin, kein Ersatz dafür.