Projekt-Aktivitätsprotokoll

Sehen Sie, wer wann was in jedem Projekt geändert hat.

Jedes Projekt führt ein Aktivitätsprotokoll — eine Zeitleiste bedeutsamer Änderungen, damit das Team die Frage „Wer hat das wann geändert?“ beantworten kann, ohne herumzufragen.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie ein Projekt und wechseln Sie zum Tab Protokoll. Die Einträge sind nach Tagen gruppiert, der neueste zuerst, jeweils mit dem Mitglied, das die Änderung vorgenommen hat, dem betroffenen Element und einem Zeitstempel. Neue Einträge laufen live ein, der Tab muss also nicht neu geladen werden: Aktivität der letzten 7 Tage. Live — neue Aktionen erscheinen automatisch.

Der Tab „Protokoll“ eines Projekts mit den letzten Änderungen samt Urheber und Zeitstempel

Was protokolliert wird

Spezifikationsblätter — erstellt, dupliziert, bearbeitet (Feld für Feld, mit altem und neuem Wert), mit einem Produkt verknüpft oder davon gelöst, gelöscht, aus dem Papierkorb wiederhergestellt.
Bereiche und Revisionen — hinzugefügt, bearbeitet (bei einer Revision: Code, Name und Ausgabedatum), entfernt.
Grundrisse — Erstellung, Duplizierung, Umbenennen, Archivieren / Wiederherstellen aus dem Archiv und Löschen; das anschließende Zeichnen auf einem Plan wird nicht protokolliert. Das Löschen eines Plans und das Wiederherstellen aus Gelöscht werden ebenfalls protokolliert.
Dateien — Uploads, Umbenennungen und Kategorieänderungen, Archivierung und Löschung.
Kommentare — ein Kommentar zu einem Spezifikationsblatt erscheint als kommentiert.
Projekteinstellungen — jede Änderung mit dem Namen der Einstellung und ihrem alten und neuen Wert in Worten, zum Beispiel Artikelnummer-Logik: Number Only (001) → Area + Number (BAR-001 | 001) oder der Name eines Kunden statt einer internen ID.
Mitglieder — hinzugefügte oder entfernte externe Mitwirkende.

Lange Textfelder (Beschreibung, Bemerkungen, Notizen, Anweisungen) werden als geändert festgehalten statt vollständig wiedergegeben, damit das Protokoll lesbar bleibt.

Eine Aktion auf mehreren Spezifikationsblättern zugleich — Auswahl löschen, Bereich ändern, Revision ändern oder Auswahl wiederherstellen — wird als ein Eintrag protokolliert: die Anzahl der Blätter und ihre ersten Artikelnummern (zum Beispiel 100 × Z01-001, Z01-002, …), mit einer Zusammenfassung der Änderung von Bereich, Revision oder Artikelnummer.

Auch Änderungen am Internen Memo werden protokolliert, als eigene Einträge mit der Kennzeichnung Nur Mitglieder — alter und neuer Text (bis zu 120 Zeichen), wer es geändert hat und wann, innerhalb von 10 Minuten zusammengefasst wie andere Änderungen. Nur Mitglieder des Workspace sehen diese Einträge. Externe Mitwirkende des Projekts sehen sie nie: weder im Tab Protokoll noch im Live-Feed noch in einer Anzahl.

Einträge des Aktivitätsprotokolls mit Änderungen an Spezifikationsblättern, Bereichen und Dateien

Wie weit es zurückreicht

Der Tab zeigt die letzten 7 Tage. Die Einträge werden insgesamt 14 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht — das Protokoll ist also ein Arbeitsnachweis der jüngsten Aktivität, kein dauerhaftes Archiv. Für eine bleibende Aufzeichnung nutzen Sie Revisionen und den exportierten Dokumentensatz.

Die automatische Speicherung würde das Protokoll sonst überschwemmen: Bearbeitungen derselben Person am selben Element innerhalb von 10 Minuten werden zu einem einzigen Eintrag zusammengefasst, der den ersten und den neuesten Wert behält.

Tipps

Nutzen Sie das Protokoll vor einem Kundentermin, um zu prüfen, was sich seit der letzten Revision geändert hat.
Zusammen mit den Revisionen auf Spezifikationsblättern liefert das Protokoll einen vollständigen Prüfpfad der Projektdokumentation.
Alle, die das Projekt öffnen können, sehen das Protokoll — auch die externen Mitwirkenden des Projekts, außer den Einträgen Nur Mitglieder.