Modèles d'impression et export PDF

INTEBEE transforme vos fiches techniques en documents professionnels côté serveur — aucun logiciel de design n'est nécessaire. Tout se passe au même endroit : la boîte de dialogue Exporter.

Ouvrir la boîte de dialogue

Ouvrez un projet et cliquez sur Exporter dans l'en-tête. La boîte de dialogue s'intitule Exporter les fiches techniques et indique, à côté du titre, combien de fiches elle est sur le point de générer.

Ce n'est pas la boîte de dialogue qui choisit les fiches — c'est la liste derrière elle. Filtrez ou sélectionnez d'abord des lignes dans l'onglet Fiches Techniques, puis cliquez sur Exporter. Les codes articles qui entreront dans le document sont énumérés en haut de la boîte de dialogue, ce qui vous permet de vérifier le périmètre avant de générer. Si vous exportez sans rien sélectionner, vous obtenez tout ce qui figure actuellement dans la liste. Lorsque des lignes sont cochées, le bouton Exporter en indique le nombre (par exemple Exporter (3)), la barre de sélection au-dessus de la liste propose son propre bouton Exporter, et la boîte de dialogue précise qu'elle n'exporte que les fiches sélectionnées — effacez la sélection pour toutes les exporter. Les fiches conservent l'ordre de la liste.

Vos choix sont enregistrés sur le projet, pas sur votre compte. Toute l'équipe ouvre la boîte de dialogue avec la même configuration, et une modification faite par un membre apparaît en direct chez les autres. Le point de départ d'un nouvel export se règle pour toute l'équipe dans Paramètres → Modèles → Mises en page d'export — ces valeurs portent un badge Défaut dans la boîte de dialogue, et un projet ayant enregistré ses propres choix les conserve.

Format

La carte Format rassemble tout ce qui concerne l'apparence d'une fiche.

Langue — Langue principale, Langue secondaire uniquement ou Afficher les deux. Ce réglage n'apparaît que si le projet possède réellement une seconde langue, faute de quoi toutes les options sauf la première n'imprimeraient rien. Afficher les deux imprime les deux langues ensemble ; Taille de la 2e langue (Par défaut / Grande) règle alors la taille d'impression de la seconde langue, et n'apparaît que sur Afficher les deux. Consultez Paramètres de langue.

Vue de la fiche technique — la part de chaque fiche qui atteint le document. Chaque option porte une icône, dans ce menu comme dans le menu Modèle :

Type de liste apparaît lorsque vous choisissez Liste :

• Schedule — plusieurs spécifications par page ; choisissez la mise en page dans Paramètre d'affichage. Une fenêtre Champs décide si les Instructions et les Remarques de chaque spécification s'impriment, ou si la nomenclature reste compacte.
• Index — une ligne par fiche : code, zone, catégorie, fournisseur et une vignette.
• Statut — statut, note, prix et contacts par ligne : la feuille de l'acheteur. Une fenêtre Colonnes choisit lesquelles de ces colonnes apparaissent.

Paramètre d'affichage apparaît sur Schedule. Il contient à la fois les densités de nomenclature et les mises en page multi-articles alternatives :

• Standard (3 par page), 4 par page, 5 par page, Compact (6 par page), Minimal (8 par page) — le nombre maximal de blocs de nomenclature sur une page. Un bloc long passe entier à la page suivante, si bien qu'une page peut en porter moins que le nombre choisi.
• Moodboard — images de produits avec échantillons de matériaux.
• Carte — cartes d'images avec les métadonnées clés.
• Grille — vignettes d'images compactes.
• Vertical — un tableau transposé, une colonne par fiche, imprimé en paysage.

Les mises en page multi-articles proposent aussi les Séparateurs (comme la vue tableau) : les Séparateurs de zone et les Séparateurs de catégorie insèrent un titre chaque fois que la série change de zone ou de catégorie.

Modèle — INTEBEE Standard ou Grande image. Les modèles façonnent les mises en page à une fiche par page ; le réglage est donc désactivé sur les vues Liste, qui apportent leur propre mise en page. Sur Grande image, deux réglages supplémentaires apparaissent : Position de l'image (Gauche / Centre / Droite) et Taille de l'image (Petite / Moyenne / Grande). La valeur par défaut de l'équipe pour ces trois réglages se trouve dans Paramètres → Modèles → Mises en page d'export ; un projet possède en outre son propre Modèle d'impression dans Paramètres Projet → Paramètres de code, et vous pouvez toujours le remplacer ici au moment de l'export.

Un projet dont le Modèle d'impression est Grande image (alignée à gauche) ouvre l'export sur Large Image avec la Position de l'image sur Gauche, même si la position par défaut de l'équipe est différente.

Config. — le bouton en forme d'engrenage à côté de Modèle ouvre Mise en page et champs, qui façonne les mises en page à une fiche par page (INTEBEE Standard et Grande image) :

• Disposition des finitions et revêtements — Horizontale (par défaut : les blocs Finition et Revêtement liés se placent côte à côte et passent à la ligne sur la largeur de la page) ou Verticale (l'un sous l'autre).
• Champs imprimés — des interrupteurs regroupés sous En-tête, Produit, Approvisionnement, Matériaux et Notes. Désactivez un champ pour le retirer de la fiche. Tout activer réactive tous les champs, et Rétablir la valeur par défaut de l'équipe (affiché quand l'équipe en a défini une) revient au réglage de l'équipe. Le nom et le code article s'impriment toujours ; les notes internes, le statut d'approbation et les fichiers ne s'impriment jamais sur la fiche.
• Afficher même si vide — un interrupteur pour chacune des sections Articles requis, Instructions et Remarques, qui décide si la section s'imprime lorsque la fiche n'y a rien. Par défaut : Articles requis activé (toutes les étiquettes s'impriment en grisé si aucune n'est cochée), Instructions activé (l'intitulé s'imprime avec un corps vide), Remarques désactivé (une section Remarques vide est omise). Désactivez-en un pour masquer la section sur les fiches où elle est vide ; une section désactivée sous Champs imprimés ne s'imprime jamais, quelle que soit la position de son interrupteur.

Comme le reste de la boîte de dialogue, ce réglage est enregistré avec le projet : tout le monde sur le projet exporte donc la même fiche. La valeur par défaut de l'équipe, dont partent les nouveaux projets, est la carte Mise en page et champs de la fiche technique dans Paramètres → Modèles → Mises en page d'export. Comme Modèle, Config. n'est pas disponible sur les vues Liste.

La quantité est facultative : une fiche technique sans quantité s'imprime sans elle. Sur les pages de fiche et les blocs Schedule, le champ Quantité entier est omis — libellé, valeur et unité — même si Quantité / Unité est activé dans Champs imprimés. Les mises en page qui ont une colonne ou une ligne de quantité (Table des matières, le mini-index des séparateurs, Statut, Vertical) la conservent et impriment la cellule comme vide. Là où un total de ligne est imprimé (Statut, Carte, Vertical), une quantité vide compte pour 1.

Type de sortie — Un seul PDF fusionné (un cahier de spécifications unique) ou PDF individuels (ZIP) (un fichier par fiche, compressés). La fusion est la seule option sur les vues Liste et lorsque vous exportez une seule fiche.

Documents joints — proposé sur les deux vues « + Document ». Intégrer dans le modèle de fiche met chaque page de document à l'échelle pour la faire tenir dans la fiche A4 et conserve le pied de page de la spécification (les pages paysage sont réduites pour tenir). Fusionner tel quel fusionne les pages originales intactes, sans pied de page ni numéro de page. Seules les pièces jointes PDF sont fusionnées — voir Documents joints.

Deux interrupteurs se trouvent en bas de la carte :

• Numéros de page séquentiels — appose les numéros de page en bas à droite sur tout l'export. Les pages de documents fusionnées telles quelles sont comptées mais non numérotées. Une fiche seule n'a pas de séquence à numéroter : ce réglage n'apparaît donc que lorsque vous en exportez au moins deux.
• Brouillon uniquement — un badge rouge BROUILLON UNIQUEMENT en haut à droite de chaque fiche technique, plus un grand filigrane diagonal sur chaque page. À utiliser pour tout ce que vous ne voulez pas voir confondu avec un document émis.

Ordre de tri

L'Ordre de tri décide de l'ordre des fiches à l'intérieur du document fusionné. Comme les numéros de page, il n'apparaît que lorsque l'export contient plus d'une fiche :

Le sens du tri sélectionné est imprimé sous la liste déroulante, si bien que vous n'avez jamais besoin de l'ouvrir pour vous rappeler ce que signifie Ordre du tableau.

Sections du document

Trois parties facultatives du cahier, chacune avec son propre interrupteur et sa propre fenêtre Configurer.

Page de couverture — chaque champ s'active indépendamment : Logo de l'espace de travail, Nom du projet, Code projet, Nom du studio / de la société, Nom du client, Date, Révision. Ajoutez des Notes personnalisées (texte libre sous le bloc-titre) et une Image de couverture facultative. Aperçu génère la couverture seule. La Date de la couverture est le jour où vous lancez l'export, dans votre propre fuseau horaire, écrite en toutes lettres dans la langue principale des fiches du projet (3 October 2026 ; 2026年10月3日 pour un projet en japonais — dans la seconde langue pour un export Seconde langue seule) — l'aperçu affiche le même jour. Les Notes personnalisées gardent leur mise en forme sur la couverture imprimée : titres, listes à puces et numérotées, gras et couleur.

Table des matières — une page d'index de tout ce qui est inclus. Choisissez parmi dix colonnes : Code Article, Nom de l'article, Zone, Catégorie, Sous-catégorie, Révision, Fournisseur, Fabricant, Approbation, Quantité. Aperçu génère l'index seul. Sur un export Langue secondaire uniquement ou Afficher les deux, les en-têtes de la table des matières s'impriment dans la même langue que les fiches qu'ils indexent. Le nombre d'articles à côté du nom du projet (« 12 articles ») suit aussi la langue principale des fiches.

Séparateurs de section — une sous-couverture accompagnée d'un mini-sommaire entre les groupes. Huit réglages : séparer Par zone, séparer Par catégorie, séparer Par sous-catégorie (ils se combinent — un séparateur de zone peut contenir des sous-séparateurs de catégorie), Inclure un mini-index sur chaque séparateur, Afficher le logo, Afficher le nom du projet, les Colonnes du sommaire du mini-index (Code Article, Nom de l'article, Révision, Fournisseur, Fabricant, Quantité) et une Image de séparateur facultative. Les séparateurs sont indépendants de l'Ordre de tri, vous pouvez donc les insérer même en Ordre du tableau. Avec Afficher les deux ou Deuxième langue uniquement, le titre d'un séparateur de zone porte aussi le nom de la zone dans la deuxième langue (« Bar / バー », ou « バー ») ; un nom identique à celui de la première langue n'est pas imprimé.

Les pages de couverture, les tables des matières et les séparateurs de section sont des options d'export uniquement. Ce ne sont pas des paramètres de projet, et il n'y a rien à configurer pour eux en dehors de cette boîte de dialogue.

L'aperçu en direct

La partie droite génère les vraies pages à mesure que vous modifiez les réglages.

• Onglets — Tout (couverture, table des matières et chaque page de spécification, défilables), Couverture, TOC.
• Zoom arrière / Ajuster / Zoom avant — cliquez sur le pourcentage pour revenir à Ajuster.
• 1, 2 ou 3 page(s) de front — passez en revue un long cahier plusieurs pages à la fois.
• Le plein écran, et Recharger l'aperçu quand vous venez de modifier une fiche dans un autre onglet.

Sur un long cahier, les premières pages s'affichent tout de suite et les suivantes se complètent derrière elles ; tant que des fiches se chargent, une barre sous la barre d'outils en fait le compte (Génération de l’aperçu… 42 / 246 fiches techniques). L'aperçu est conservé tant que la page du projet reste ouverte : fermez la boîte de dialogue et rouvrez-la, il réapparaît aussitôt — seules les fiches modifiées entre-temps sont rechargées.

Générer

Cliquez sur Générer le PDF. La génération s'exécute en arrière-plan, vous pouvez donc continuer à travailler. Une fois terminée, le fichier apparaît sous Historique des exports de fiches techniques, en dessous des réglages, avec son type, son mode, son nombre de fiches, son statut, sa taille, ses horodatages Créé / Terminé / Expire, ainsi qu'un bouton Télécharger. Les lignes déjà récupérées portent la mention Téléchargé et peuvent être téléchargées à nouveau.

Pendant la création du fichier, une ligne de progression au-dessus de l'historique indique l'étape — En file d’attente, Préparation, Rendu en cours, Fusion des pages, Téléversement —, le nombre de fiches techniques terminées sur le total, le nombre de pages rendues et le temps écoulé. Vous pouvez continuer à parcourir l'aperçu pendant ce temps. Une fois terminé, la ligne devient un lien Télécharger le PDF (ou Télécharger le ZIP) ; en cas d'échec, elle en indique la raison.

Les exports très volumineux sont livrés en plusieurs parties. Un livre trop gros pour un seul fichier (environ 200 MB par défaut) est découpé automatiquement en plusieurs fichiers — la ligne d'historique et la ligne de progression affichent alors Télécharger (3 parties) à la place d'un lien unique, et le menu liste Partie 1 sur 3, Partie 2 sur 3 … avec la taille de chaque partie. Les numéros de page se poursuivent d'une partie à l'autre, si bien que l'ensemble se lit comme un seul document ; la couverture et la table des matières se trouvent dans la partie 1. Rien n'est refusé pour cause de taille — un projet de plusieurs milliers de fiches produit simplement plus de parties.

Le fichier téléchargé porte le nom du projet et la date de l'export — Nom du projet_SpecSheets_AAAAMMJJ.pdf ; les parties d'un export en plusieurs fichiers ajoutent _part01of03, etc.

Les fichiers et l'historique sont conservés 48 heures. Archivez tout ce que vous émettez — consultez Sauvegarde et export. Supprimer de l'historique un export encore en file d'attente ou en cours de rendu l'annule : le travail s'arrête et aucun fichier n'est produit.

Si le serveur redémarre pendant le rendu d'un export, la ligne est marquée en échec en quelques minutes avec « The server restarted while this export was running. Please generate it again. » (le serveur a redémarré pendant l'export ; générez-le à nouveau) au lieu de tourner indéfiniment — cliquez de nouveau sur Générer le PDF. Un export qui n'a jamais pu démarrer est marqué en échec avec « This export could not start: the PDF server was busy or restarted before it began. Please generate it again. » (le serveur PDF était occupé ou a redémarré avant le début ; générez-le à nouveau). Tant que le serveur manque de mémoire, un export en file d'attente patiente, mais jamais plus de deux minutes environ quand aucun autre export n'est en cours de rendu.

Word, Excel et CSV

La même boîte de dialogue exporte les données, en utilisant les mêmes réglages de langue, de couverture, de table des matières et de séparateurs :

• Word — toujours disponible ; suit la mise en page que vous avez choisie.
• Excel et Export CSV — proposés sur les vues Liste, où un tableau à une ligne par fiche est précisément ce que vous voulez. Une fenêtre Colonnes placée à côté décide des champs que ces deux formats emportent, et les champs qui possèdent une traduction suivent le réglage Langue. Utilisez-les pour les métrés, les commandes et les plans de coûts.

Les réglages Config. (Disposition des finitions et revêtements, Champs imprimés et Afficher même si vide) ne s'appliquent qu'aux pages de fiches techniques en PDF. Les exports Word, Excel et CSV n'en sont pas affectés. Une quantité vide est omise de la même façon d'une fiche Word, et donne une cellule vide dans Excel et CSV.

Dans un fichier CSV, une cellule qui commence par =, +, - ou @ est écrite précédée d'une apostrophe ('), afin qu'Excel ou Google Sheets l'affiche comme du texte au lieu de l'exécuter comme une formule. Les nombres simples comme -5 et les numéros de téléphone comme +81 3-1234-5678 (uniquement des chiffres, des espaces et ( ) - . /) sont écrits tels quels : rien en eux ne peut s'exécuter comme une formule. Excel peut toutefois afficher un tel numéro comme une valeur calculée à l'ouverture du fichier ; dans ce cas, importez la colonne en tant que texte.

Documents bilingues

Si le projet a une seconde langue activée, Afficher les deux génère les deux langues ensemble — un seul cahier de spécifications pour un projet où le client et l'entrepreneur ne lisent pas la même langue. Les libellés des champs proviennent de Paramètres → Libellés ; consultez Paramètres de langue.

Une traduction identique à la valeur d'origine n'est imprimée qu'une seule fois. En mode Afficher les deux, une valeur en seconde langue identique à la langue principale — sans tenir compte de la mise en forme, des espaces ni de la casse — est omise des pages PDF, de la table des matières et de Word, et la colonne Nom du Produit en seconde langue reste vide pour cette ligne dans Excel et CSV. Cette règle s'applique toujours ; aucun réglage ne la contrôle. Rien de ce qui est enregistré n'est modifié : l'éditeur de la fiche affiche toujours la valeur enregistrée en seconde langue, et les sauvegardes de l'espace de travail conservent les deux valeurs telles qu'elles sont stockées. Cela concerne surtout les fiches importées sans nom anglais, dont le nom a été rempli à partir du nom en seconde langue.

Dépannage

• Images manquantes — vérifiez que la fiche possède bien une image principale ; les images secondaires s'affichent selon le modèle.
• Champs coupés — les champs de texte libre très longs peuvent être tronqués sur les mises en page compactes. Passez à une vue ou à un modèle plus complet.
• Anciennes données dans l'export — un export est un instantané du moment où vous l'avez généré. Réexportez après modification, et vérifiez que vous partagez bien la ligne la plus récente de l'historique.
• L'export a expiré — l'historique n'est conservé que 48 heures. Générez-le de nouveau.