Modèles de remarques

Les Remarques sont la note en texte libre qui s'imprime avec une fiche technique : « Finition à confirmer sur un échantillon approuvé », « Prix valable 90 jours », « Visuels fournis par le client ». La plupart des équipes écrivent les mêmes quelques remarques encore et encore. Les modèles de remarques vous permettent de les écrire une fois et de les appeler sur n'importe quelle fiche.

Où se trouvent les Remarques sur une fiche technique

Ouvrez une fiche et regardez la colonne de droite. La carte intitulée Exigences & Instructions & Remarques contient trois éléments, de haut en bas : Étiquette(s) d'exigence, Instructions / Méthode technique et Remarques.

• Les Remarques s'impriment. Elles apparaissent sur la fiche technique exportée. Sur les mises en page de liste Nomenclature, elles ne s'impriment que si vous les activez dans la fenêtre Champs de la boîte de dialogue d'export.
• La Note interne, non. Si une note est destinée uniquement à votre équipe, placez-la dans Note interne, dans la colonne du milieu. L'éditeur signale ce champ par (ne sera pas imprimé).

Créer un modèle de remarques

1. Ouvrez Paramètres (barre latérale → Gérer) et choisissez Modèles.
2. Passez à l'onglet Remarques. Le titre de la page devient Modèles de remarques.
3. Cliquez sur Ajouter des remarques, donnez au modèle un Nom du modèle, rédigez le texte, puis cliquez sur Créer. La zone de texte de cette boîte de dialogue s'intitule Texte des remarques : c'est là que vous saisissez la remarque.

Chaque carte de modèle affiche son nom, les premières lignes de son texte et une ligne Par défaut pour. Utilisez le bouton crayon d'une carte pour modifier un modèle et la corbeille pour le supprimer. Si le modèle est le modèle par défaut de certaines catégories, la boîte de dialogue de suppression les liste d'abord : une fois le modèle supprimé, les nouvelles fiches techniques de ces catégories démarrent sans modèle par défaut. Il en va de même pour les modèles d'instructions.

Seuls les administrateurs et gestionnaires de l'espace de travail peuvent ajouter, modifier ou supprimer des modèles sur cette page. Les autres membres voient la liste en lecture seule.

Enregistrer une remarque que vous venez d'écrire

Vous pouvez aussi créer un modèle depuis l'éditeur. À côté du libellé Remarques, le bouton signet (Enregistrer comme modèle d'équipe) ouvre Nouveau modèle de remarques avec votre texte déjà rempli. Donnez-lui un nom et cliquez sur Enregistrer le modèle. Tout membre de l'équipe peut le faire. Le modèle est enregistré en texte brut : le gras et les listes ne sont pas conservés.

Traductions

Si votre espace de travail a des langues secondaires configurées, chaque carte de modèle comporte un bouton Traductions. Choisissez une langue, puis Ajouter pour saisir le Nom du modèle (traduit) et le texte traduit. Lorsqu'un projet utilisant cette langue secondaire importe le modèle, la traduction va dans le champ Remarques de la langue secondaire. Si la langue principale du projet n'est pas l'anglais et que le modèle possède une traduction dans cette langue, la traduction remplit aussi le champ principal.

Utiliser un modèle sur une fiche

À côté du libellé Remarques, cliquez sur Importer le modèle. La boîte de dialogue Importer les remarques depuis un modèle d'équipe liste les modèles de remarques de votre équipe. Vous pouvez y rechercher (Rechercher un modèle…), et elle signale le modèle par défaut de la catégorie actuelle. Sélectionnez-en un et cliquez sur Assigner.

Assigner remplace le contenu du champ. Le texte n'est pas ajouté à la suite. Si vous voulez conserver ce que vous aviez, copiez-le d'abord.

Une fiche stocke une copie du texte, pas un lien vers le modèle. Si vous modifiez un modèle plus tard, seules les importations suivantes utilisent la nouvelle formulation. Les fiches qui contiennent déjà la remarque gardent la formulation avec laquelle elles ont été émises. Pour diffuser une correction, réimportez le modèle sur chaque fiche qui en a besoin.

Valeurs par défaut des catégories

Chaque catégorie peut avoir une remarque par défaut. Une nouvelle fiche classée dans cette catégorie démarre avec elle, et choisir cette catégorie sur une fiche remplit un champ Remarques vide. Le texte que vous avez déjà écrit n'est jamais écrasé. Lorsque la catégorie de la fiche a une valeur par défaut, un petit bouton de réinitialisation (Réinitialiser au défaut de la catégorie) apparaît à côté de Remarques. Cliquez dessus pour rétablir le texte par défaut.

Il existe deux endroits pour définir la valeur par défaut :

• Paramètres → Modèles → Remarques. Sur une carte de modèle, cliquez sur Modifier dans la ligne Par défaut pour, cochez les catégories dans Par défaut pour quelles catégories ?, puis cliquez sur Enregistrer. Une catégorie ne peut avoir qu'une seule remarque par défaut : la cocher ici la retire donc de son modèle précédent.
• Paramètres → Catégories de produits. Dépliez une catégorie et utilisez Remarques préremplies (Sélectionner, ou Modifier si une remarque est déjà définie). Consultez Gérer les catégories.

Sur la page Modèles, le filtre Toutes les catégories au-dessus de la liste la restreint au modèle qu'une catégorie donnée utilise par défaut.

Remarques ou Instructions

Les deux fonctionnent de la même façon et partagent la même page, mais elles contiennent des informations différentes. Gardez-les séparées :

Un modèle d'instructions n'apparaît jamais dans la liste d'import des Remarques, et un modèle de remarques n'apparaît jamais dans la liste des Instructions. Pour le côté instructions, consultez Modèles d'instructions.

Astuces

• Gardez chaque modèle court et centré sur un seul sujet. Assigner remplace le champ : si une fiche a besoin de deux remarques, importez-en une et tapez ou collez l'autre.
• Mettez tout ce que l'entrepreneur ne doit pas voir dans Note interne, pas dans les Remarques.