Bemerkungsvorlagen

Bemerkungen sind der Freitext, der mit einem Spezifikationsblatt gedruckt wird: „Oberfläche anhand eines freigegebenen Musters zu bestätigen“, „Preis 90 Tage gültig“, „Artwork wird vom Kunden gestellt“. Die meisten Teams schreiben immer wieder dieselben paar Bemerkungen. Mit Bemerkungsvorlagen schreiben Sie sie einmal und holen sie auf jedes Blatt.

Wo die Bemerkungen auf einem Spezifikationsblatt stehen

Öffnen Sie ein Blatt und sehen Sie sich die rechte Spalte an. Die Karte mit der Überschrift Anforderung & Anweisung & Bemerkungen enthält von oben nach unten drei Dinge: Anforderungs-Tag(s), Anweisungen / Technische Methode und Bemerkungen.

• Bemerkungen werden gedruckt. Sie erscheinen auf dem exportierten Spezifikationsblatt. Bei den Listen-Layouts Aufstellung werden sie nur gedruckt, wenn Sie sie im Popover Felder des Exportdialogs einschalten.
• Das interne Memo nicht. Ist eine Notiz nur für Ihr Team bestimmt, tragen Sie sie in Internes Memo in der mittleren Spalte ein. Der Editor kennzeichnet dieses Feld mit (wird nicht gedruckt).

Eine Bemerkungsvorlage erstellen

1. Öffnen Sie Einstellungen (Seitenleiste → Verwalten) und wählen Sie Vorlagen.
2. Wechseln Sie auf den Tab Bemerkungen. Der Seitentitel ändert sich zu Bemerkungsvorlagen.
3. Klicken Sie auf Bemerkungen hinzufügen, geben Sie der Vorlage einen Vorlagenname, schreiben Sie den Text und klicken Sie auf Erstellen. Das Textfeld in diesem Dialog heißt Bemerkungstext; darin steht die Bemerkung selbst.

Jede Vorlagenkarte zeigt ihren Namen, die ersten Zeilen ihres Textes und eine Zeile Standard für. Mit dem Stift-Symbol auf einer Karte bearbeiten Sie eine Vorlage, mit dem Papierkorb löschen Sie sie. Ist die Vorlage für Kategorien als Standard hinterlegt, listet der Löschdialog diese zuerst auf: Nach dem Löschen starten neue Spezifikationsblätter in diesen Kategorien ohne Standardvorlage. Für Anweisungsvorlagen gilt dasselbe.

Nur Administratoren und Manager des Workspace können auf dieser Seite Vorlagen hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Alle anderen sehen die Liste schreibgeschützt.

Eine gerade geschriebene Bemerkung speichern

Sie können eine Vorlage auch direkt im Editor anlegen. Neben der Beschriftung Bemerkungen öffnet die Lesezeichen-Schaltfläche (Als Team-Vorlage speichern) den Dialog Neue Bemerkungsvorlage, in dem Ihr Text bereits eingetragen ist. Geben Sie ihr einen Namen und klicken Sie auf Vorlage speichern. Das kann jedes Teammitglied. Die Vorlage wird als reiner Text gespeichert, Fettschrift und Listen gehen also verloren.

Übersetzungen

Wenn in Ihrem Workspace Zweitsprachen eingerichtet sind, hat jede Vorlagenkarte eine Schaltfläche Übersetzungen. Wählen Sie eine Sprache und dann Hinzufügen, um den Vorlagenname (übersetzt) und den übersetzten Text einzugeben. Importiert ein Projekt mit dieser Zweitsprache die Vorlage, landet die Übersetzung im Bemerkungsfeld der Zweitsprache. Ist die Hauptsprache des Projekts nicht Englisch und hat die Vorlage eine Übersetzung in dieser Sprache, füllt die Übersetzung auch das Hauptfeld.

Eine Vorlage auf einem Blatt verwenden

Klicken Sie neben der Beschriftung Bemerkungen auf Vorlage importieren. Der Dialog Bemerkungen aus Team-Vorlage importieren listet die Bemerkungsvorlagen Ihres Teams auf. Sie können ihn durchsuchen (Vorlagen durchsuchen…), und er markiert den Standard der aktuellen Kategorie. Wählen Sie eine Vorlage aus und klicken Sie auf Zuweisen.

Zuweisen ersetzt den Inhalt des Feldes. Es wird nichts angehängt. Wenn Sie den bisherigen Text behalten möchten, kopieren Sie ihn vorher.

Ein Blatt speichert eine Kopie des Textes, keine Verknüpfung zur Vorlage. Wenn Sie eine Vorlage später bearbeiten, verwenden nur künftige Importe den neuen Wortlaut. Blätter, die die Bemerkung bereits enthalten, behalten den Wortlaut, mit dem sie herausgegeben wurden. Um eine Korrektur zu verteilen, importieren Sie die Vorlage auf jedem betroffenen Blatt erneut.

Kategorie-Standardwerte

Jede Kategorie kann eine Standardbemerkung haben. Ein neues Blatt in dieser Kategorie beginnt damit, und wenn Sie auf einem Blatt diese Kategorie wählen, wird ein leeres Bemerkungsfeld gefüllt. Bereits geschriebener Text wird nie überschrieben. Hat die Kategorie des Blatts einen Standardwert, erscheint neben Bemerkungen eine kleine Zurücksetzen-Schaltfläche (Auf Kategorie-Standard zurücksetzen). Ein Klick darauf stellt den Standardtext wieder her.

Den Standardwert können Sie an zwei Stellen festlegen:

• Einstellungen → Vorlagen → Bemerkungen. Klicken Sie auf einer Vorlagenkarte in der Zeile Standard für auf Bearbeiten, haken Sie unter Standard für welche Kategorien? die Kategorien an und klicken Sie auf Speichern. Eine Kategorie kann nur eine Standardbemerkung haben – wenn Sie sie hier anhaken, wird sie also ihrer bisherigen Vorlage entzogen.
• Einstellungen → Kategorien. Klappen Sie eine Kategorie auf und nutzen Sie Vorausgefüllte Bemerkungen (Auswählen, oder Ändern, wenn bereits eine gesetzt ist). Siehe Kategorien verwalten.

Auf der Seite Vorlagen grenzt der Filter Alle Kategorien über der Liste diese auf die Vorlage ein, die eine bestimmte Kategorie standardmäßig verwendet.

Bemerkungen und Anweisungen im Vergleich

Beide funktionieren gleich und teilen sich dieselbe Seite, enthalten aber unterschiedliche Inhalte. Halten Sie sie getrennt:

Eine Anweisungsvorlage erscheint nie in der Importliste der Bemerkungen, und eine Bemerkungsvorlage erscheint nie in der Liste der Anweisungen. Zur Anweisungsseite siehe Anweisungsvorlagen.

Tipps

• Halten Sie jede Vorlage kurz und auf ein Thema beschränkt. Zuweisen ersetzt das Feld: Braucht ein Blatt zwei Bemerkungen, importieren Sie eine und tippen oder fügen Sie die andere ein.
• Alles, was die ausführende Firma nicht sehen soll, gehört in Internes Memo, nicht in die Bemerkungen.