Angehängte Dokumente

Ein Spezifikationsblatt beschreibt einen Artikel, doch die Unterlagen des Herstellers müssen oft mitgeliefert werden: das technische Datenblatt, das Brandschutzzertifikat, die Pflegeanleitung, eine Werkstattzeichnung. Hängen Sie diese im Bereich Dokumente an das Blatt an, und der PDF-Export kann sie direkt hinter das Blatt setzen.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie ein Spezifikationsblatt. In der mittleren Spalte, unter Grundlegende Spezifikationsdaten, enthält die Karte Produktdateien oben die Bilder des Blatts und unter einer Trennlinie die Dokumente.

Dokumente hinzufügen

• Klicken Sie neben der Überschrift Dokumente auf Hochladen, oder
• ziehen Sie, solange der Bereich leer ist, Dateien auf das gestrichelte Feld (Dateien hier ablegen oder klicken) oder klicken Sie darauf.

Sie können mehrere Dateien auf einmal auswählen. Zulässig sind PDF, JPG, PNG und WebP bis 20MB pro Datei. Alles andere wird mit einer Meldung abgelehnt, die die Datei nennt. Ist der Upload fertig, sehen Sie „n Dokument(e) hochgeladen.“

Dokumente werden im Blatt gespeichert, sobald sie hochgeladen sind. Sie müssen das Blatt nicht speichern.

Ansehen, herunterladen, neu anordnen und entfernen

Jedes Dokument erscheint als kleine Miniatur im A4-Format mit dem Dateinamen darunter. Fahren Sie mit der Maus über eine Miniatur (auf Smartphone oder Tablet sind die Schaltflächen immer sichtbar), um die Bedienelemente zu sehen:

• Klicken Sie auf die Miniatur, um sie groß in der Dokumentvorschau zu öffnen. PDFs öffnen sich in einem Viewer, Bilder in voller Größe.
• Herunterladen (der Pfeil oben rechts) öffnet oder speichert die Originaldatei.
• Entfernen (der rote Papierkorb oben rechts) löscht die Datei sofort. Es gibt keine Rückfrage, und die Datei ist aus dem Speicher verschwunden – laden Sie sie also vorher herunter, wenn Sie sie noch brauchen.
• Neu anordnen: Ziehen Sie am Griff oben links. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert, und der Export übernimmt sie.

Dokumente im Export

Wählen Sie im Dialog Exportieren unter Spezifikationsblatt-Ansicht eine Ansicht mit Dokument im Namen:

Sobald Sie eine dieser Ansichten wählen, erscheint die Einstellung Angehängte Dokumente:

• In Blattvorlage einbetten skaliert jede Dokumentseite so, dass sie in den A4-Blattrahmen passt, und fügt die Spezifikations-Fußzeile hinzu (Artikelnummer links, Projektname rechts). Querformatseiten werden verkleinert. Verwenden Sie diese Option, wenn sich die Dokumente als Teil des Spezifikationsbuchs lesen sollen.
• Unverändert zusammenführen fügt die Originalseiten unverändert hinzu, ohne Fußzeile und ohne Seitenzahl. Diese Seiten zählen trotzdem bei der Seitennummerierung mit.

Nur PDF-Dokumente werden zusammengeführt. Angehängte Bilder (JPG, PNG, WebP) bleiben am Blatt, werden aber nicht in das exportierte PDF aufgenommen. Wenn ein Bild ins Spezifikationsbuch muss, speichern Sie es zuerst als PDF oder fügen Sie es stattdessen den Bildern des Blatts hinzu. Ein Dokument, das beim Export nicht gelesen werden kann, wird übersprungen, und der Rest des Exports läuft weiter.

Die übrigen Ansichten (Nur Spezifikation, Spezifikation + Oberfläche und die Liste-Layouts) lassen angehängte Dokumente weg. Alle weiteren Einstellungen des Dialogs finden Sie unter Druckvorlagen und PDF-Export.

Kopien, Produkte und Löschen

• Duplizieren erstellt eine Kopie des Blatts ohne seine Dokumente. Hängen Sie sie selbst an die Kopie an, falls sie dort gebraucht werden.
• Als Produkt speichern kopiert die Dokumentliste in das neue Team-Produkt. Das Synchronisieren eines Blatts mit seinem verknüpften Produkt tut dasselbe.
• Löschen verschiebt ein Blatt in den Papierkorb des Projekts und entfernt seine Dokumente nicht. Wenn Sie das Blatt wiederherstellen, kommen seine Dokumente mit zurück.

Speicher und Datenschutz

Angehängte Dokumente zählen nicht zum Limit Dateien pro Projekt Ihres Plans. Dieses Limit zählt nur den Tab Dateien des Projekts (siehe Team-Dateien & Projektdateien).

Wie die Bilder eines Blatts werden Dokumente als direkte Links gespeichert, damit der Exportdienst sie lesen kann. Nur Personen, die das Blatt bearbeiten können, können Dokumente hinzufügen oder entfernen, aber jeder, der den Link zu einem Dokument hat, kann es öffnen. Hängen Sie an, was Sie ohnehin im Spezifikationsbuch weitergeben würden: Herstellerunterlagen und Zertifikate. Vertrauliche Dateien wie Angebote, Verträge und Korrespondenz mit dem Kunden gehören in den Tab Dateien des Projekts. Er wird privat gespeichert und öffnet sich nur für angemeldete Personen mit Zugriff auf das Projekt.