備考テンプレート

備考は、スペックシートと一緒に印刷される自由記述のメモです。「仕上げは承認済みサンプルと照合のうえ確定」「価格の有効期限は90日」「アートワークはクライアント支給」といった内容です。多くのチームは同じ備考を何度も書いています。備考テンプレートを使えば、一度書いた備考をどのシートにも呼び出せます。

スペックシート上の備考の位置

シートを開き、右側の列を見てください。要件・指示・備考というカードに、上から順に要求タグ、指示 / 技術的手法、備考の3つが入っています。

• 備考は印刷されます。 エクスポートしたスペックシートに表示されます。スケジュールのリストレイアウトでは、エクスポートダイアログの項目ポップオーバーでオンにした場合にだけ印刷されます。
• 社内メモは印刷されません。 チーム内だけのメモは、中央の列の社内メモに書いてください。エディタではこの欄に「（印刷されません）」と表示されます。

備考テンプレートを作成する

1. 設定（サイドバー → 管理）を開き、テンプレートを選びます。
2. 備考タブに切り替えます。ページのタイトルが備考テンプレートに変わります。
3. 備考を追加をクリックし、テンプレート名を付けて本文を書き、作成をクリックします。このダイアログのテキスト欄は備考テキストというラベルで、ここに備考本文を書きます。

各テンプレートカードには、名前、本文の冒頭数行、既定カテゴリの行が表示されます。カードの鉛筆ボタンでテンプレートを編集し、ゴミ箱ボタンで削除します。テンプレートがいずれかのカテゴリの既定に設定されている場合、削除ダイアログにそのカテゴリが表示されます。削除すると、それらのカテゴリの新しいスペックシートは既定なしで作成されます。指示テンプレートも同様です。

このページでテンプレートを追加・編集・削除できるのは、ワークスペースの管理者とマネージャーだけです。それ以外のメンバーには一覧が閲覧専用で表示されます。

書いたばかりの備考を保存する

エディタの中からテンプレートを作ることもできます。備考ラベルの横にあるブックマークボタン（チームテンプレートとして保存）をクリックすると、入力済みのテキストが入った状態で新規備考テンプレートが開きます。名前を付けてテンプレートを保存をクリックします。これはチームメンバーなら誰でも行えます。テンプレートはプレーンテキストとして保存されるため、太字や箇条書きは保持されません。

翻訳

ワークスペースに第2言語が設定されている場合、各テンプレートカードに翻訳ボタンが表示されます。言語を選び、追加から「テンプレート名（翻訳）」と翻訳文を入力します。その第2言語を使うプロジェクトでテンプレートをインポートすると、翻訳文が第2言語の備考欄に入ります。プロジェクトの第1言語が英語以外で、テンプレートにその言語の翻訳がある場合は、翻訳文がメインの欄にも入ります。

シートでテンプレートを使う

備考ラベルの横にあるテンプレートをインポートをクリックします。チームテンプレートから備考をインポートダイアログに、チームの備考テンプレートが一覧表示されます。一覧は検索でき（テンプレートを検索…）、現在のカテゴリの既定テンプレートには印が付きます。1つ選んで割り当てをクリックします。

割り当ては欄の内容を置き換えます。 追記ではありません。元の内容を残したい場合は、先にコピーしておいてください。

シートに保存されるのはテキストのコピーで、テンプレートへのリンクではありません。 後からテンプレートを編集しても、新しい文言が使われるのはそれ以降のインポートだけです。すでにその備考が入っているシートは、発行時の文言のままです。修正を反映させるには、必要なシートごとにテンプレートをインポートし直してください。

カテゴリの既定

各カテゴリには既定の備考を1つ設定できます。そのカテゴリで作成した新しいシートには最初からその備考が入り、シートでそのカテゴリを選ぶと、空の備考欄に既定の備考が入ります。すでに書いてあるテキストが上書きされることはありません。シートのカテゴリに既定がある場合、備考の横に小さなリセットボタン（カテゴリのデフォルトに戻す）が表示されます。クリックすると既定のテキストに戻ります。

既定を設定する場所は2つあります。

• 設定 → テンプレート → 備考。 テンプレートカードの既定カテゴリの行で編集をクリックし、「どのカテゴリの既定にしますか？」でカテゴリにチェックを入れて保存をクリックします。1つのカテゴリに設定できる既定の備考は1つだけなので、ここでチェックを入れると、そのカテゴリは以前のテンプレートから外れます。
• 設定 → カテゴリ。 カテゴリを展開し、既定の備考を使います（選択、すでに設定済みなら変更）。カテゴリを管理するをご覧ください。

テンプレートページでは、一覧の上にあるすべてのカテゴリフィルターで、特定のカテゴリが既定で使うテンプレートに絞り込めます。

備考と指示の違い

2つは同じ仕組みで動き、同じページにありますが、入れる内容が違います。分けて使ってください。

指示テンプレートが備考のインポート一覧に出ることはなく、備考テンプレートが指示の一覧に出ることもありません。指示については指示テンプレートをご覧ください。

コツ

• テンプレートは短く、1つの内容に絞りましょう。割り当ては欄を置き換えるため、シートに備考が2つ必要なときは、1つをインポートし、もう1つは入力するか貼り付けてください。
• 施工業者に見せたくない内容は、備考ではなく社内メモに書きましょう。