Gestionar categorías

Las categorías son la columna vertebral de tu catálogo — alimentan los filtros de Productos del equipo, los selectores de las fichas técnicas, parte de cada código de artículo y la estructura de las exportaciones.

Categoría principal y subcategoría

Una categoría es una fila con dos nombres:

• Categoría principal — el grupo amplio al que pertenece la fila («Mobiliario», «Iluminación», «OS&E»…).
• Subcategoría — el nivel que realmente eliges en una ficha técnica («Butaca», «Lámpara colgante», «Uniforme»…).

Cada fila lleva además un Código de categoría — el código corto de letras que aparece en los códigos de artículo cuando la Lógica de Código de Artículo del proyecto incluye la categoría (BAR-001-SG, SG-001) — y un color de insignia, para que una categoría se reconozca de un vistazo en listas y selectores. Deja el color en Automático e INTEBEE elige uno estable por ti.

Abre Configuración (barra lateral → Administrar) y elige la sección Categorías. Tiene dos pestañas:

• Categorías predefinidas — la lista estándar que trae INTEBEE. No se pueden eliminar, pero cualquiera de ellas puede desactivarse, lo que la saca de todos los selectores y filtros sin tocar los productos ni las fichas que ya la usan. Vuelve a activarla y todo queda como estaba.
• Categorías personalizadas — las tuyas. Agregar Nuevo pide el Nombre de categoría principal, el Nombre de subcategoría (obligatorio), el Código de categoría y si la categoría es de Acabado o tela y cuero. Las categorías personalizadas pueden editarse y eliminarse. Una categoría personalizada que sigue en uso no se puede eliminar: el diálogo de eliminación muestra cuántas fichas técnicas (en proyectos activos, fuera de la papelera) y productos la usan, y Eliminar no está disponible hasta que los muevas a otra categoría. Las fichas técnicas de la papelera o de proyectos eliminados que aún la usan quedan sin categoría. Los nombres que el equipo dio a su categoría principal se eliminan junto con la última categoría que la lleva.

No hay ordenación manual: la lista se ordena por ti.

Qué lleva una categoría

Haz clic en cualquier fila para desplegarla. Más allá de los nombres y el código, una categoría contiene:

• Ocultar código de área — deja el área fuera de los códigos de artículo de las fichas de esta categoría. Es lo que hace que un código de acabado se lea WD-01 en lugar de LB-001-WD. Activarlo o desactivarlo reconstruye los códigos de artículo de las fichas que ya están en la categoría.
• Acabado o tela y cuero — el indicador que decide si una especificación de esta categoría puede vincularse como material. Consulta Acabados, telas y cuero.
• Nombres en otros idiomas — elige un idioma y escribe el nombre de la categoría en él. Los nombres de categoría de una ficha impresa siguen el idioma de la ficha técnica del proyecto, así que esto es lo que hace que se impriman correctamente. Consulta Configuración de idioma.
• Valores predeterminados de especificación, aplicados automáticamente al elegir la categoría en una ficha: una Descripción predefinida (por idioma), una Instrucción predefinida y unas Observaciones prerrellenadas elegidas de tus plantillas, y las Etiqueta(s) de Requisito con las que arranca una ficha nueva. Cada uno tiene un botón Restablecer predeterminado que devuelve la elección integrada de INTEBEE. La Descripción prellenada se guarda para tu equipo, por idioma — incluidas las categorías predefinidas de INTEBEE — y está vacía hasta que escribas una.

Los valores predeterminados de especificación se copian en la ficha cuando eliges la categoría, así que cambiar un valor predeterminado más adelante no reescribe las fichas que ya existen.

Buenas prácticas

• Ajústate a tu convención de especificación, no a la de tu proveedor — las categorías sirven para encontrar cosas durante el diseño, y sus códigos acaban en todos los documentos.
• Es preferible desactivar antes que eliminar; el historial y los datos importados permanecen intactos.
• Fija el código de categoría antes de que nadie especifique en esa categoría. Cambiar después el Código de categoría, el nombre, la categoría principal u Ocultar código de área reconstruye los códigos de artículo de las fichas que ya están en la categoría, en todos los proyectos del equipo: cambian las letras, los números se mantienen. Los códigos de artículo protegidos (importados), los códigos sin número y los proyectos sin lógica de código de artículo (o con una manual) se quedan como están.
• Cuando importes datos del sistema anterior, revisa pronto la correspondencia de categorías — recategorizar 500 productos más adelante no es la tarde favorita de nadie.