Colaboradores externos
Da a clientes y socios acceso de lectura a un solo proyecto — a nada más.
Los colaboradores externos son personas ajenas a tu espacio de trabajo — clientes, contratistas, consultores — que necesitan ver los últimos documentos de un proyecto sin unirse a tu equipo.
Qué pueden y qué no pueden hacer los externos
- ✓ Ver las últimas fichas técnicas compartidas, los planos de planta y los archivos del único proyecto al que se les ha invitado.
- ✓ Ver los precios de esas fichas técnicas.
- ✓ Ver quién escribió cada comentario en esas fichas técnicas.
- ✗ La Nota interna permanece oculta — ni en el editor de la ficha, ni en las exportaciones, ni en el registro del proyecto. Sus cambios se registran en entradas Solo miembros que los colaboradores externos nunca ven. Es solo para los miembros del espacio de trabajo.
- ✗ Sin acceso a otros proyectos, tu catálogo, los archivos del equipo, la configuración ni la facturación.
- ✗ Sin edición — los externos son lectores.
Cuando un colaborador externo abre una ficha técnica, aparece un aviso Solo lectura: los campos, las subidas, los botones de IA y los comentarios están desactivados, porque solo los miembros del equipo pueden editar o comentar.
La Exportación ofrece a los externos solo el PDF; las exportaciones a CSV, Excel y Word son para los miembros del espacio de trabajo. Un externo puede generar PDF del proyecto al que fue invitado, descargarlos desde el Historial de exportación de fichas técnicas y quitar de él sus propias exportaciones — las de los miembros del equipo las gestiona el equipo. Las fichas impresas y en vista previa llevan el logotipo del equipo propietario del proyecto, no el de la empresa del externo. Un fabricante o proveedor en una ficha se muestra solo por su nombre — sus datos de contacto se quedan en el equipo.
Invitar a un usuario externo
- Abre el proyecto → pestaña Externos.
- En el panel Miembros externos, introduce su dirección en Invitar por correo electrónico y haz clic en Invitar.
- Recibirá un correo de invitación. El enlace le pide iniciar sesión con la dirección invitada —si aún no tiene una cuenta de INTEBEE, puede crearla cuando el registro esté abierto— y Aceptar invitación abre el proyecto. También puedes copiar el enlace de invitación y enviárselo tú; cada enlace funciona una sola vez y la invitación aparece como Pendiente hasta que se acepta.
Dónde encuentran los externos los proyectos compartidos
Los proyectos compartidos con alguien aparecen en su página Proyectos, en Compartidos conmigo (N), con el nombre del equipo que lo invitó, y la búsqueda global también encuentra esos proyectos y sus fichas técnicas. Dentro de ese proyecto no se muestran Añadir ficha técnica, los botones de IA ni Configuración del proyecto, y las pestañas Áreas, Revisiones, Planos y Externos son de solo lectura. Quien no pertenece a ningún equipo propio solo ve Notificaciones y Proyectos en la barra lateral.
Límites por plan
Los usuarios externos se cuentan por proyecto:
| Plan | Usuarios externos / proyecto |
|---|---|
| Free / Personal | — |
| Atelier | 1 |
| Studio | 5 |
Buenas prácticas
- Invita al cliente como externo en cuanto emitas la primera revisión — siempre verá el estado actual en lugar de adjuntos de correo que quedan obsoletos.
- Elimina a los externos del proyecto cuando termine el encargo; el acceso se corta de inmediato. El icono de papelera junto a un externo pide confirmación antes («¿Quitar a {name} de este proyecto?»); el enlace de una invitación pendiente deja de funcionar en ese mismo momento.