Plantillas de observaciones

Las Observaciones son la nota de texto libre que se imprime con una ficha técnica: "Acabado a confirmar con una muestra aprobada", "Precio válido durante 90 días", "El cliente aporta la gráfica". La mayoría de los equipos escriben las mismas pocas observaciones una y otra vez. Las plantillas de observaciones te permiten escribirlas una vez e incorporarlas a cualquier ficha.

Dónde están las Observaciones en una ficha técnica

Abre una ficha y mira la columna de la derecha. La tarjeta titulada Requisitos, instrucciones y observaciones contiene tres elementos, de arriba abajo: Etiqueta(s) de Requisito, Instrucciones / Método Técnico y Observaciones.

• Las Observaciones se imprimen. Aparecen en la ficha técnica exportada. En los diseños de lista Listado solo se imprimen si las activas en la ventana Campos del diálogo de exportación.
• La Nota interna, no. Si una nota es solo para tu equipo, ponla en Nota interna, en la columna central. El editor marca ese campo con (no se imprimirá).

Crear una plantilla de observaciones

1. Abre Configuración (barra lateral → Administrar) y elige Plantillas.
2. Cambia a la pestaña Observaciones. El título de la página cambia a Plantillas de observaciones.
3. Haz clic en Añadir observaciones, asigna a la plantilla un Nombre de la plantilla, escribe el texto y haz clic en Crear. El cuadro de texto de este diálogo se llama Texto de observaciones: ahí va la observación.

Cada tarjeta de plantilla muestra su nombre, las primeras líneas de su texto y una fila Predeterminada para. Usa el botón del lápiz de una tarjeta para editar una plantilla y la papelera para eliminarla. Si la plantilla es la predeterminada de alguna categoría, el diálogo de eliminación las muestra primero: tras eliminarla, las nuevas fichas técnicas de esas categorías empiezan sin plantilla predeterminada. Lo mismo ocurre con las plantillas de instrucciones.

Solo los administradores y gestores del espacio de trabajo pueden añadir, editar o eliminar plantillas en esta página. Los demás ven la lista en modo de solo lectura.

Guardar una observación que acabas de escribir

También puedes crear una plantilla desde el editor. Junto a la etiqueta Observaciones, el botón de marcador (Guardar como plantilla del equipo) abre Nueva plantilla de observaciones con tu texto ya rellenado. Ponle un nombre y haz clic en Guardar plantilla. Cualquier miembro del equipo puede hacerlo. La plantilla se guarda como texto sin formato, así que la negrita y las listas no se conservan.

Traducciones

Si tu espacio de trabajo tiene segundos idiomas configurados, cada tarjeta de plantilla tiene un botón Traducciones. Elige un idioma y luego Agregar para introducir el Nombre de la plantilla (traducido) y el texto traducido. Cuando un proyecto con ese segundo idioma importa la plantilla, la traducción va al campo Observaciones del segundo idioma. Si el idioma principal del proyecto no es el inglés y la plantilla tiene una traducción en ese idioma, la traducción también rellena el campo principal.

Usar una plantilla en una ficha

Junto a la etiqueta Observaciones, haz clic en Importar Plantilla. El diálogo Importar observaciones desde plantilla del equipo muestra las plantillas de observaciones de tu equipo. Puedes buscar en él (Buscar plantillas…), y marca la plantilla predeterminada de la categoría actual. Selecciona una y haz clic en Asignar.

Asignar sustituye lo que hay en el campo. No lo añade al final. Si quieres conservar lo que tenías, cópialo antes.

Una ficha guarda una copia del texto, no un vínculo a la plantilla. Si editas una plantilla más adelante, solo las importaciones futuras usan la nueva redacción. Las fichas que ya tienen la observación conservan la redacción con la que se emitieron. Para aplicar una corrección, vuelve a importar la plantilla en cada ficha que la necesite.

Valores predeterminados por categoría

Cada categoría puede tener una observación predeterminada. Una ficha nueva archivada en esa categoría empieza con ella, y elegir esa categoría en una ficha rellena un campo Observaciones vacío. El texto que ya has escrito nunca se sobrescribe. Cuando la categoría de la ficha tiene un valor predeterminado, junto a Observaciones aparece un pequeño botón de restablecer (Restablecer al valor predeterminado de la categoría). Haz clic en él para recuperar el texto predeterminado.

Hay dos lugares donde definir el valor predeterminado:

• Configuración → Plantillas → Observaciones. En una tarjeta de plantilla, haz clic en Editar en la fila Predeterminada para, marca las categorías en ¿Predeterminada para qué categorías? y haz clic en Guardar. Una categoría solo puede tener una observación predeterminada, así que marcarla aquí la quita de su plantilla anterior.
• Configuración → Categorías. Despliega una categoría y usa Observaciones prerrellenadas (Seleccionar, o Cambiar si ya hay una definida). Consulta Gestionar categorías.

En la página Plantillas, el filtro Todas las categorías encima de la lista la reduce a la plantilla que una categoría concreta usa por defecto.

Observaciones frente a Instrucciones

Las dos funcionan igual y comparten la misma página, pero contienen cosas distintas. Mantenlas separadas:

Una plantilla de instrucciones nunca aparece en la lista de importación de Observaciones, y una plantilla de observaciones nunca aparece en la lista de Instrucciones. Para la parte de instrucciones, consulta Plantillas de instrucciones.

Consejos

• Mantén cada plantilla breve y centrada en un solo tema. Asignar sustituye el campo, así que si una ficha necesita dos observaciones, importa una y escribe o pega la otra.
• Pon todo lo que el contratista no deba ver en Nota interna, no en Observaciones.