Copias de seguridad y exportación

Tus datos te pertenecen. INTEBEE da a todos los planes una vía para sacarlos, y los espacios de trabajo Studio pueden añadir copias de seguridad automáticas por encima.

Configuración → Exportación de datos

Configuración → Exportación de datos (barra lateral → Administrar → Configuración) es la única pantalla de INTEBEE que exporta todo el espacio de trabajo. Contiene dos exportaciones, y las dos están limitadas a los administradores y gestores — un miembro ve «Solo los administradores y gestores pueden exportar los datos del espacio de trabajo.»

Copia de seguridad completa del espacio de trabajo — haz clic en Exportar datos del espacio de trabajo (JSON) e INTEBEE construye un único archivo JSON con tus proyectos, fichas técnicas, productos, fuentes, diseñadores y clientes. Este es el archivo que hay que guardar cuando quieres una copia completa de los datos estructurados fuera de la plataforma.

Exportación de fichas técnicas del proyecto — elige un proyecto, haz clic en Exportar fichas técnicas (CSV) y obtienes las fichas técnicas de ese proyecto en un CSV, listo para Excel o Google Sheets.

Exportaciones disponibles en todos los planes

• Exportación a PDF — el libro de especificaciones, con portada, índice y separadores de sección (detalles).
• Word, Excel y Exportar CSV — desde el mismo diálogo Exportar.
• Planos de planta — Exportar PDF y Exportar PNG desde el editor de planos.
• Configuración → Exportación de datos — el JSON del espacio de trabajo y el CSV por proyecto de arriba.
• Los archivos que has subido siempre pueden volver a descargarse desde sus listas.

Ten en cuenta que los PDF generados y su historial de exportación se conservan 48 horas. Descarga y archiva todo lo que emitas.

El complemento de copia de seguridad

El Complemento de copia de seguridad automatiza copias completas a nivel de espacio de trabajo — todas las tablas de tu espacio de trabajo, más las imágenes y documentos que usan tus registros. Está disponible en Studio. Su precio actual se muestra en dos sitios — en la tarjeta Complemento de copia de seguridad dentro de Configuración → Copia de seguridad, y en la sección Planes opcionales de la página Suscripción (baja en la página; la de Suscripción es una única página larga, no un conjunto de pestañas). Los clientes facturados en Japón pagan además un 10 % de JCT. Solo un administrador puede contratar el complemento; los gestores ven Solo administradores en la tarjeta.

Cuándo se hacen las copias

• Cada noche a las 03:00 (hora de Japón) INTEBEE hace una copia de cada espacio de trabajo suscrito cuyos datos hayan cambiado desde su última copia.
• Crear copia ahora lanza una a mano. Solo pueden usarlo los administradores y gestores, y no hace nada si no ha cambiado nada desde la última copia.
• Una copia tiene en cuenta cualquier cambio en los datos que contiene — registros, comentarios, enlaces de proveedores, elementos de los planos, etc. Si un reinicio del servidor interrumpe la copia nocturna, los espacios de trabajo que no había terminado se copian en cuanto el servidor vuelve. Solo se ejecuta una copia por espacio de trabajo a la vez; Crear copia ahora te lo indica si ya hay una en curso.

Qué contiene cada copia

Cada copia genera dos descargas:

1. Libro de Excel (.xlsx): todas las tablas del espacio de trabajo: el propio espacio con sus miembros e invitaciones, usuarios, clientes, proyectos, áreas de proyecto, miembros y archivos de proyecto, revisiones, etiquetas de requisitos, categorías de producto, proveedores con sus contactos, fichas técnicas con sus listas de acabados y tejidos, productos del equipo con sus comentarios, diseñadores y colecciones, plantillas de instrucciones, archivos del equipo, planos, registros de AI Rendering, comentarios, notificaciones y el registro de actividad de los proyectos: 46 hojas en la aplicación actual, con todas las columnas de cada tabla. Una hoja _Files enumera cada imagen y documento con su URL y su ruta dentro del ZIP de archivos, y una hoja _Metadata describe la copia. Los registros eliminados se incluyen marcados con un indicador de eliminación. Un espacio de trabajo grande se divide en varios archivos .xlsx numerados (cada uno por debajo de unos 40 MB); una hoja que no cabe continúa en el siguiente archivo con los mismos encabezados, y la hoja _Metadata de cada archivo indica Part n of N. Descargable durante 14 días.
2. ZIP de archivos — las imágenes, PDF y documentos a los que remiten tus registros: el logotipo del espacio de trabajo, las imágenes de proyectos y áreas, las imágenes y documentos adjuntos de las fichas técnicas, las imágenes y documentos de los productos de tu equipo, las imágenes de AI Rendering, los archivos del equipo, los archivos de proyecto y los planos de planta en PDF. Los espacios de trabajo grandes se dividen en varias partes numeradas (cada una de hasta unos 2 GB) — descarga todas las partes. Un archivo individual más grande que una parte no se empaqueta, sino que aparece en _Files como demasiado grande. Como pesa mucho más, el ZIP de archivos se conserva 4 días.

Pasada la fecha indicada, los archivos se eliminan automáticamente del almacenamiento de INTEBEE, así que descarga y archiva todo lo que quieras conservar. Si nada cambió desde la última copia, la ejecución nocturna conserva la copia anterior en lugar de crear una nueva y amplía sus fechas por los mismos plazos — un espacio de trabajo sin cambios siempre tiene una copia que descargar.

Solo se transfiere lo que ha cambiado. El almacenamiento de copias de INTEBEE conserva, por cada espacio de trabajo, un espejo de sus archivos que se actualiza en cada ejecución: un archivo se vuelve a tomar de la aplicación solo si es nuevo o ha cambiado, y un archivo que ya no referencia ningún registro sale del espejo tras los mismos 4 días. Para la descarga nada cambia: cada copia sigue siendo un conjunto completo de partes del ZIP de archivos.

Correo y acceso a las descargas

• Cada mañana a las 08:00 (hora de Japón) los administradores y gestores del equipo reciben un correo Your backup for <equipo> is ready con un botón Download por archivo y la fecha hasta la que cada uno está disponible. Un Crear copia ahora manual envía el correo al momento. Los archivos se muestran en una tabla compacta, primero las partes de Excel y después las del ZIP de archivos; cada parte tiene su propio botón Download, de modo que toda la copia puede descargarse desde el correo. El soporte de INTEBEE recibe aparte un aviso del éxito o fallo de cada ejecución; una ejecución fallida no se comunica por correo al equipo — la siguiente ejecución simplemente vuelve a intentarlo.
• Los enlaces de descarga están protegidos y solo funcionan para los administradores y gestores de ese equipo. Si no has iniciado sesión, se te lleva a la página de inicio de sesión con un aviso, y la descarga continúa automáticamente en cuanto inicias sesión con una cuenta de administrador o de gestor. Si has iniciado sesión como miembro, o con una cuenta de otro equipo (por ejemplo, desde un correo reenviado), INTEBEE explica que hace falta una cuenta de administrador y ofrece Cerrar sesión e iniciar sesión como administrador, que después te devuelve a la descarga.
• En Configuración → Copia de seguridad, los administradores y gestores ven la lista de copias recientes — fecha, tamaño, número de registros y estado — con los botones Excel y ZIP hasta que caduca cada archivo (las copias creadas antes de retirar el archivo CSV siguen mostrando su botón CSV (ZIP) hasta que caduca). Cuando el ZIP de archivos tiene muchas partes, se agrupan bajo un único botón ZIP · N partes que abre una cuadrícula numerada, un número por parte. Cada parte es un archivo independiente: descárgalas todas para tener el conjunto completo de archivos. Los miembros también ven la sección, pero solo con una nota de que las copias las gestionan los administradores y gestores del equipo.
• El panel también muestra a los administradores y gestores una tarjeta Última copia de seguridad que enlaza con esa página.

Lo que el complemento sigue sin incluir: las plantillas de instrucciones, el historial de cambios y los comentarios.

Política práctica de copias de seguridad

• Exporta y archiva el PDF final del libro de especificaciones en cada emisión importante — ese es tu registro de lo que se emitió, y la propia aplicación solo conserva el archivo 48 horas.
• Haz una Copia de seguridad completa del espacio de trabajo en JSON en los hitos del proyecto, y antes de cualquier cambio masivo como Regenerar Todos los Códigos de Elementos.
• El complemento de copia de seguridad es una red de seguridad automática por encima de esa disciplina, no un sustituto de ella.