Roles y permisos

Un espacio de trabajo tiene tres roles: Administrador, Gestor y Miembro. El formulario de invitación y el desplegable de rol de la página Equipo ofrecen estos tres, cada uno con una descripción de una línea.

Roles

• Administrador — todo, incluidas la suscripción y la facturación. Un espacio de trabajo siempre tiene al menos uno, y puede tener varios.
• Gestor — lleva el día a día del espacio de trabajo: el equipo, la configuración, las plantillas, las categorías, la exportación de datos y las copias de seguridad — pero no la suscripción ni la facturación. Un gestor puede nombrar a otras personas Gestores o Miembros, pero no puede nombrar Administrador a nadie ni cambiar o eliminar a un Administrador. Un espacio de trabajo puede tener tantos gestores como quiera, o ninguno.
• Miembro — todos los que hacen el trabajo de proyecto. Los miembros pueden, aun así, añadir una Etiqueta de requisito desde el editor de la ficha técnica mientras trabajan.

En la página Equipo, el rol es una sola columna: quien puede cambiar un rol ve un desplegable, y los demás ven el rol como una etiqueta. Suscripción solo aparece en la barra lateral para los administradores; un gestor o un miembro que abra la página desde su dirección ve Solo administradores. Las secciones de Configuración se abren para todo el mundo, pero solo los administradores y gestores pueden guardar — un miembro ve «Solo los administradores y gestores pueden cambiar los ajustes del espacio de trabajo.» y «Solo los administradores y gestores pueden exportar los datos del espacio de trabajo.»

Sobre el «propietario»

La persona que creó el espacio de trabajo queda registrada como su propietario y es siempre administrador. Su fila en la página Equipo dice Propietario · Administrador, y nadie más puede cambiarla ni eliminarla. «Propietario» no es un rol que puedas ceder a otra persona, ni es un cuarto nivel de permisos — el propietario tiene exactamente los permisos de administrador de arriba.

Salvaguardas que conviene conocer

• No puedes degradar al último administrador. Se rechaza con «Un espacio de trabajo necesita al menos un administrador. Nombra primero a otra persona administrador.»
• Solo el propietario puede suspender o eliminar a un Administrador, y un gestor solo puede suspender o eliminar a Miembros. Consulta Invitar a miembros del equipo para ver qué hacen Suspender y Eliminar.
• Solo un administrador puede conceder el rol de Administrador. Un gestor ve Administrador atenuado en el desplegable y en el formulario de invitación; la fila de un administrador es para él una simple etiqueta.
• No puedes cambiar tu propia fila. Tu línea en la tabla de Miembros simplemente dice Tú. Pídeselo a un administrador (o a un gestor, si eres miembro o gestor).

Colaboradores externos

Las personas ajenas a tu equipo — clientes, contratistas, consultores — no deberían ser miembros. Invítalas como usuarios externos de un proyecto concreto. Los externos ven solo los últimos documentos compartidos de ese proyecto, y nunca tu catálogo, otros proyectos ni la configuración.

Los usuarios externos se cuentan por proyecto: Atelier permite 1 y Studio 5. Free y Personal no incluyen usuarios externos. Consulta Colaboradores externos.

Recomendaciones prácticas

• Mantén al menos dos administradores. Uno solo es un punto único de fallo — y la salvaguarda de arriba significa que al último no se le puede eliminar ni cuando ya ha dejado el estudio.
• Nombra Gestores a quienes se ocupan de la configuración, las plantillas y el equipo — tienen todo lo que necesitan sin acceso a la facturación.
• Todos los demás deberían ser miembros. Ser administrador o gestor tiene que ver con llevar el espacio de trabajo, no con la antigüedad en un proyecto.
• Revisa la página Equipo cuando alguien se marche; la eliminación surte efecto de inmediato.