Backup ed esportazione

I tuoi dati appartengono a te. INTEBEE offre a ogni piano un modo per portarli fuori, e le aree di lavoro Studio possono aggiungerci i backup automatici.

Impostazioni → Esportazione dati

Impostazioni → Esportazione dati (barra laterale → Gestisci → Impostazioni) è l'unica schermata di INTEBEE che esporta l'intera area di lavoro. Contiene due esportazioni, entrambe riservate ad amministratori e manager — un membro vede "Solo amministratori e manager possono esportare i dati dell'area di lavoro."

Backup Completo dell'Area di Lavoro — fai clic su Esporta Dati Area di lavoro (JSON) e INTEBEE costruisce un unico file JSON contenente i tuoi progetti, schede tecniche, prodotti, fonti, designer e clienti. È il file da conservare quando vuoi una copia completa dei dati strutturati fuori dalla piattaforma.

Esportazione schede tecniche progetto — scegli un progetto, fai clic su Esporta specifiche (CSV) e ottieni le schede tecniche di quel progetto in CSV, pronte per Excel o Google Sheets.

Esportazioni disponibili in ogni piano

• Esportazione PDF — il fascicolo di specifiche, con copertina, indice e separatori di sezione (dettagli).
• Word, Excel ed Esporta CSV — dalla stessa finestra Esporta.
• Planimetrie — Esporta PDF ed Esporta PNG dall'editor delle planimetrie.
• Impostazioni → Esportazione dati — il JSON dell'area di lavoro e il CSV per progetto descritti sopra.
• I file che hai caricato possono sempre essere riscaricati dai rispettivi elenchi.

Tieni presente che i PDF generati e la loro cronologia di esportazione vengono conservati per 48 ore. Scarica e archivia tutto ciò che emetti.

L'add-on Backup

Il Componente aggiuntivo Backup automatizza backup completi a livello di area di lavoro — tutte le tabelle della tua area di lavoro, più le immagini e i documenti usati dai tuoi record. È disponibile su Studio. Il suo prezzo attuale è indicato in due punti — sulla scheda Componente aggiuntivo Backup in Impostazioni → Backup e nella sezione Piani opzionali della pagina Abbonamento (scorri in basso; la pagina Abbonamento è un'unica pagina lunga, non una serie di tab). I clienti fatturati in Giappone pagano in più il 10% di JCT. Solo un amministratore può sottoscrivere il componente aggiuntivo; i manager vedono Solo amministratori sulla scheda.

Quando vengono eseguiti i backup

• Ogni notte alle 03:00 (ora del Giappone) INTEBEE esegue il backup di ogni area di lavoro abbonata i cui dati sono cambiati dall'ultimo backup.
• Esegui Backup ora ne avvia uno a mano. Possono usarlo solo amministratori e manager, e non fa nulla se nulla è cambiato dall'ultimo backup.
• Un backup rileva ogni modifica ai dati che contiene — record, commenti, collegamenti ai fornitori, elementi delle piante e così via. Se un riavvio del server interrompe l'esecuzione notturna, le aree di lavoro non ancora completate vengono salvate non appena il server è di nuovo attivo. Per ogni area di lavoro è in corso un solo backup alla volta; Esegui Backup ora ti avvisa se ce n'è già uno in corso.

Cosa contiene ogni backup

Ogni backup produce due download:

1. Cartella di lavoro Excel (.xlsx) — tutte le tabelle dell'area di lavoro: l'area stessa con membri e inviti, utenti, clienti, progetti, aree di progetto, membri e file di progetto, revisioni, tag dei requisiti, categorie di prodotto, fornitori con i loro contatti, schede tecniche con le liste di finiture e tessuti, prodotti del team con i loro commenti, designer e collezioni, modelli di istruzioni, file del team, planimetrie, record di AI Rendering, commenti, notifiche e registro attività dei progetti — 46 fogli nell'app attuale, ogni colonna di ogni tabella. Un foglio _Files elenca ogni immagine e documento con il suo URL e il percorso nello ZIP dei file, e un foglio _Metadata descrive il backup. I record eliminati sono inclusi, contrassegnati con un flag di eliminazione. Un'area di lavoro grande viene suddivisa in più file .xlsx numerati (ciascuno sotto circa 40 MB); un foglio che non ci sta continua nel file successivo con le stesse intestazioni, e il foglio _Metadata di ogni file indica Part n of N. Scaricabile per 14 giorni.
2. ZIP dei file — le immagini, i PDF e i documenti a cui fanno riferimento i tuoi record: il logo dell'area di lavoro, le immagini dei progetti e delle aree, le immagini e i documenti allegati delle schede tecniche, le immagini e i documenti dei prodotti del tuo team, le immagini di AI Rendering, i file del team, i file di progetto e le planimetrie in PDF. Le aree di lavoro grandi vengono suddivise in più parti numerate (ciascuna fino a circa 2 GB) — scarica tutte le parti. Un singolo file più grande di una parte non viene impacchettato ma è segnalato come troppo grande in _Files. Poiché è molto più pesante, lo ZIP dei file viene conservato per 4 giorni.

Dopo la data indicata, i file vengono eliminati automaticamente dallo spazio di archiviazione di INTEBEE: scarica e archivia tutto ciò che vuoi conservare. Se nulla è cambiato dall'ultimo backup, l'esecuzione notturna conserva il backup precedente invece di crearne uno nuovo e ne prolunga le scadenze degli stessi periodi — un'area di lavoro invariata ha sempre un backup da scaricare.

Viene trasferito solo ciò che è cambiato. Lo spazio di backup di INTEBEE conserva, per ogni area di lavoro, una copia speculare dei file aggiornata a ogni esecuzione: un file viene ripreso dall'app solo se è nuovo o è cambiato, e un file non più referenziato da alcuna scheda esce dalla copia dopo gli stessi 4 giorni. Per il download non cambia nulla: ogni backup resta un set completo di parti dello ZIP dei file.

Email e accesso ai download

• Ogni mattina alle 08:00 (ora del Giappone) gli amministratori e i manager del team ricevono un'email Your backup for <team> is ready con un pulsante Download per ogni file e la data fino a cui ciascuno resta disponibile. Un Esegui Backup ora manuale invia l'email immediatamente. I file sono elencati in una tabella compatta, prima le parti Excel, poi le parti dello ZIP dei file; ogni parte ha il proprio pulsante Download, così l'intero backup si scarica direttamente dall'email. Il supporto INTEBEE riceve a parte una notifica dell'esito, riuscito o fallito, di ogni esecuzione; un'esecuzione fallita non viene segnalata via email al team — l'esecuzione successiva riprova semplicemente.
• I link di download sono protetti e funzionano solo per gli amministratori e i manager di quel team. Se non hai effettuato l'accesso, vieni portato alla pagina di login con un avviso, e il download riprende automaticamente dopo che accedi con un account da amministratore o da manager. Se hai effettuato l'accesso come membro, o con un account di un altro team (per esempio da un'email inoltrata), INTEBEE spiega che serve un account amministratore e offre Esci e accedi come amministratore, che al termine ti riporta al download.
• In Impostazioni → Backup, amministratori e manager vedono l'elenco dei backup recenti — data, dimensione, numero di record e stato — con i pulsanti Excel e ZIP fino alla scadenza di ciascun file (i backup creati prima del ritiro dell'archivio CSV mostrano ancora il pulsante CSV (ZIP) fino alla sua scadenza). Quando lo ZIP dei file ha molte parti, queste sono raccolte sotto un unico pulsante ZIP · N parti che apre una griglia numerata, un numero per parte. Ogni parte è un file separato — scaricale tutte per avere l'insieme completo dei file. Anche i membri vedono la sezione, ma solo con una nota che indica che i backup sono gestiti da amministratori e manager del team.
• La dashboard mostra inoltre ad amministratori e manager una scheda Ultimo backup che rimanda a quella pagina.

Cosa l'add-on continua a non includere: i modelli di istruzioni, la cronologia delle modifiche e i commenti.

Una politica di backup pratica

• Esporta e archivia il fascicolo PDF definitivo delle specifiche a ogni emissione importante — è la tua prova documentale di ciò che è stato emesso, e l'app stessa conserva il file solo per 48 ore.
• Scarica un Backup Completo dell'Area di Lavoro in JSON alle tappe importanti del progetto e prima di qualsiasi modifica massiva come Rigenera Tutti i Codici Elemento.
• L'add-on Backup è una rete di sicurezza automatica sopra questa disciplina, non un suo sostituto.