Sauvegarde et export

Vos données vous appartiennent. INTEBEE offre à chaque forfait un moyen de les récupérer, et les espaces de travail Studio peuvent y ajouter des sauvegardes automatisées.

Paramètres → Export de données

Paramètres → Export de données (barre latérale → Gérer → Paramètres) est le seul écran d'INTEBEE qui exporte tout l'espace de travail. Il propose deux exports, tous deux réservés aux administrateurs et aux gestionnaires — un membre voit « Seuls les administrateurs et les gestionnaires peuvent exporter les données de l'espace de travail. »

Sauvegarde complète de l'espace de travail — cliquez sur Exporter les données de l'espace de travail (JSON) et INTEBEE construit un fichier JSON unique contenant vos projets, fiches techniques, produits, sources, designers et clients. C'est le fichier à conserver lorsque vous voulez une copie complète des données structurées hors de la plateforme.

Exportation des fiches techniques du projet — choisissez un projet, cliquez sur Exporter les spécifications (CSV), et vous obtenez les fiches techniques de ce projet en CSV, prêtes pour Excel ou Google Sheets.

Les exports disponibles sur tous les forfaits

• Export PDF — le cahier de spécifications, avec couverture, table des matières et séparateurs de section (détails).
• Word, Excel et Export CSV — depuis la même boîte de dialogue Exporter.
• Plans d'étage — Exporter en PDF et Exporter en PNG depuis l'éditeur de plan.
• Paramètres → Export de données — le JSON de l'espace de travail et le CSV par projet ci-dessus.
• Les fichiers que vous avez téléversés peuvent toujours être retéléchargés depuis leurs listes de fichiers.

Notez que les PDF générés et leur historique d'export sont conservés 48 heures. Téléchargez et archivez tout ce que vous émettez.

L'option Backup

Le Module complémentaire Backup automatise des sauvegardes complètes à l'échelle de l'espace de travail — toutes les tables de votre espace de travail, plus les images et documents qu'utilisent vos enregistrements. Il est disponible sur Studio. Son prix actuel est affiché en deux endroits : sur la carte Module complémentaire Backup sous Paramètres → Sauvegarde, et dans la section Forfaits en option de la page Abonnement (faites défiler ; la page Abonnement est une seule longue page, et non une série d'onglets). Les clients facturés au Japon acquittent en plus 10 % de JCT. Seul un administrateur peut souscrire au module ; les gestionnaires voient Administrateurs uniquement sur la carte.

Quand les sauvegardes ont lieu

• Chaque nuit à 03:00 (heure du Japon), INTEBEE sauvegarde chaque espace de travail abonné dont les données ont changé depuis sa dernière sauvegarde.
• Lancer le backup en déclenche une à la main. Seuls les administrateurs et les gestionnaires peuvent l'utiliser, et l'action ne fait rien si rien n'a changé depuis la dernière sauvegarde.
• Une sauvegarde prend en compte toute modification des données qu'elle contient — enregistrements, commentaires, liens fournisseurs, éléments des plans d'étage, etc. Si un redémarrage du serveur interrompt la sauvegarde de nuit, les espaces de travail qu'elle n'avait pas terminés sont sauvegardés dès le retour du serveur. Une seule sauvegarde par espace de travail s'exécute à la fois ; Lancer le backup vous l'indique lorsqu'une sauvegarde est déjà en cours.

Contenu de chaque sauvegarde

Chaque sauvegarde produit deux téléchargements :

1. Classeur Excel (.xlsx) — toutes les tables de l'espace de travail : l'espace lui-même avec ses membres et invitations, utilisateurs, clients, projets, zones de projet, membres et fichiers de projet, révisions, étiquettes d'exigences, catégories de produits, fournisseurs et leurs contacts, fiches techniques avec leurs listes de finitions et de tissus, produits de l'équipe et leurs commentaires, designers et collections, modèles d'instructions, fichiers d'équipe, plans, enregistrements AI Rendering, commentaires, notifications et journal d'activité des projets — 46 feuilles dans l'application actuelle, chaque colonne de chaque table. Une feuille _Files liste chaque image et document avec son URL et son chemin dans le ZIP des fichiers, et une feuille _Metadata décrit la sauvegarde. Les enregistrements supprimés sont inclus, marqués d'un indicateur de suppression. Un grand espace de travail est découpé en plusieurs fichiers .xlsx numérotés (chacun sous environ 40 Mo) ; une feuille qui ne tient pas continue dans le fichier suivant avec les mêmes en-têtes, et la feuille _Metadata de chaque fichier indique Part n of N. Téléchargeable pendant 14 jours.
2. ZIP des fichiers — les images, PDF et documents auxquels renvoient vos enregistrements : le logo de l'espace de travail, les images des projets et des zones, les images et documents joints des fiches techniques, les images et documents des produits de votre équipe, les images AI Rendering, les fichiers de l'équipe, les fichiers de projet et les plans d'étage en PDF. Les grands espaces de travail sont découpés en plusieurs parties numérotées (chacune d'environ 2 Go au maximum) — téléchargez toutes les parties. Un fichier isolé plus gros qu'une partie n'est pas empaqueté mais signalé comme trop volumineux dans _Files. Comme il est beaucoup plus lourd, le ZIP des fichiers est conservé 4 jours.

Passé la date indiquée, les fichiers sont supprimés automatiquement du stockage d'INTEBEE : téléchargez et archivez tout ce que vous voulez garder. Si rien n'a changé depuis la dernière sauvegarde, l'exécution nocturne conserve la sauvegarde précédente au lieu d'en créer une nouvelle et prolonge ses dates des mêmes durées — un espace de travail inchangé a toujours une sauvegarde à télécharger.

Seules les modifications sont transférées. Le stockage de sauvegarde d'INTEBEE conserve, pour chaque espace de travail, un miroir de ses fichiers mis à jour à chaque exécution : un fichier n'est repris depuis l'application que s'il est nouveau ou a changé, et un fichier qui n'est plus référencé par aucune fiche quitte le miroir après les mêmes 4 jours. Rien ne change pour vous au téléchargement : chaque sauvegarde reste un jeu complet de parties du ZIP des fichiers.

E-mail et accès aux téléchargements

• Chaque matin à 08:00 (heure du Japon), les administrateurs et les gestionnaires de l'équipe reçoivent un e-mail Your backup for <équipe> is ready avec un bouton Download par fichier et la date jusqu'à laquelle chacun reste disponible. Un Lancer le backup manuel envoie l'e-mail immédiatement. Les fichiers sont présentés dans un tableau compact, les parties Excel d'abord, puis les parties du ZIP des fichiers ; chaque partie a son propre bouton Download, si bien que tout le backup peut être récupéré depuis l'e-mail. Le support INTEBEE est averti séparément de la réussite ou de l'échec de chaque exécution ; une exécution en échec n'est pas signalée par e-mail à l'équipe — l'exécution suivante réessaie simplement.
• Les liens de téléchargement sont protégés et ne fonctionnent que pour les administrateurs et les gestionnaires de cette équipe. Si vous n'êtes pas connecté, vous êtes dirigé vers la page de connexion avec un message, et le téléchargement reprend automatiquement une fois connecté avec un compte administrateur ou gestionnaire. Si vous êtes connecté en tant que membre, ou avec un compte d'une autre équipe (par exemple depuis un e-mail transféré), INTEBEE explique qu'un compte administrateur est nécessaire et propose Se déconnecter et se connecter en tant qu'administrateur, qui vous ramène ensuite au téléchargement.
• Sous Paramètres → Sauvegarde, les administrateurs et les gestionnaires voient la liste des sauvegardes récentes — date, taille, nombre d'enregistrements et statut — avec les boutons Excel et ZIP jusqu'à l'expiration de chaque fichier (les sauvegardes créées avant le retrait de l'archive CSV gardent leur bouton CSV (ZIP) jusqu'à son expiration). Lorsque le ZIP des fichiers compte de nombreuses parties, elles sont regroupées sous un seul bouton ZIP · N parties qui ouvre une grille numérotée, un numéro par partie. Chaque partie est un fichier distinct — téléchargez-les toutes pour obtenir l'ensemble complet des fichiers. Les membres voient aussi la section, mais seulement avec une note indiquant que les sauvegardes sont gérées par les administrateurs et les gestionnaires de l'équipe.
• Le tableau de bord affiche aussi aux administrateurs et aux gestionnaires une carte Dernière sauvegarde qui renvoie vers cette page.

Ce que le module ne comprend toujours pas : les modèles d'instructions, l'historique des modifications et les commentaires.

Politique de sauvegarde pratique

• Exportez et archivez le cahier de spécifications PDF final à chaque émission majeure — c'est votre trace de ce qui a été émis, et l'application elle-même ne conserve le fichier que 48 heures.
• Prenez une Sauvegarde complète de l'espace de travail en JSON aux étapes clés du projet, et avant toute modification en masse comme Régénérer tous les codes d'article.
• L'option Backup est un filet de sécurité automatisé qui s'ajoute à cette discipline, il ne la remplace pas.